Måste arbetsgivaren lämna en personlig referens?
Det finns ingen generell regel i den här guiden som gör ett personligt omdöme obligatoriskt. Kontrollera anställnings- och kollektivavtal samt skilj referensen från intyg som har andra syften.
Kort svar
Bestäm vem som får lämna referenser och vilken information som får bekräftas. Informera den som slutar, kontrollera identiteten på den som frågar och dokumentera ändamålet. Skilj en saklig referens från arbetsgivarintyg och tjänstgöringsintyg.
Guiden är generell information. Kontrollera alltid aktuellt kollektivavtal, anställningsavtal och den konkreta situationen innan beslut.
Bestäm en referenspolicy
Ange vilka roller som får svara, vilka kontaktvägar som används och om organisationen lämnar omdömen eller bara verifierar anställning, roll och period. Policyn ska gälla konsekvent men ge utrymme för rättelse av sakfel.
Den som svarar ska utgå från kontrollerbara uppgifter och den överenskomna ramen. Svara inte på frågor om hälsa, familj, fackligt engagemang eller andra uppgifter som saknar stöd och relevans.
Checklista vid en förfrågan
- Verifiera vem som frågar och vilken roll eller rekrytering referensen gäller.
- Kontrollera att den tidigare medarbetaren känner till referenstagningen och kontaktpersonen.
- Hämta korrekta uppgifter från en behörig källa och rätta kända fel.
- Lämna bara relevanta uppgifter och undvik spekulationer eller intern konflikthistorik.
- Anteckna datum, mottagare och vilken typ av uppgifter som lämnades.
Skilj mellan olika dokument
Ett arbetsgivarintyg används i arbetslöshetsförsäkringens process. Ett tjänstgöringsintyg bekräftar typiskt anställning och arbetsuppgifter. En muntlig referens är en separat kommunikation. Blanda inte dokumentens syften eller lova ett visst omdöme i offboardingchecklistan.
Personuppgifter ska behandlas för ett bestämt ändamål och begränsas till vad som behövs. Dokumentera rättslig grund och lagringstid i organisationens egen dataskyddsrutin.
Källor och faktagranskning
Senast faktagranskad: 14 september 2026. Regler och avtal kan ändras; källorna nedan ska läsas tillsammans med tillämpligt kollektivavtal och ärendespecifik rådgivning.
Vanliga frågor
Kan HR lämna känsliga uppgifter?
En referens ska vara relevant och laglig. Undvik känsliga eller privata uppgifter och följ dataskyddets principer om ändamål, riktighet och uppgiftsminimering.