Kort svar: registrera bestridandet med datum, avsändare, belopp och skäl. Pausa automatiska påminnelser och krav för den tvistiga delen. Kontrollera avtal, leverans och betalningar och svara sakligt. Ytterligare inkasso- eller rättsliga steg kräver en manuell bedömning av grunden och bevisningen.
Ta emot invändningen utan att förlora information
Bekräfta att svaret har mottagits och be om precisering om det är oklart. Spara originalmeddelandet, men sammanfatta också strukturerat: vilket fakturanummer, vilket belopp och vilken del av leveransen kunden invänder mot.
Ändra inte kundens formulering i historiken. En intern klassificering som pris, kvalitet, leverans, fel mottagare eller redan betald kan hjälpa handläggningen, men den ska ligga bredvid originalet.
Utred grunden
- Avtal, offert, beställning och godkända ändringar.
- Vad som levererades, när och till vem.
- Fakturans belopp, moms, pris och betalningsvillkor.
- Kreditfakturor, delbetalningar och eventuell kvittning.
- Tidigare reklamationer och hur de besvarats.
Inkassolagen anger att en inkassoåtgärd inte bör vidtas om det finns sannolika skäl att fordringen inte är lagligen grundad eller annars framstår som obefogad. Systemstatus ersätter därför aldrig en prövning av sakfrågan.
Besluta och kommunicera
Om invändningen är riktig kan fakturan behöva rättas eller krediteras. Om en del är ostridig kan ni tydligt redovisa hur den delen ska betalas utan att ge intryck av att tvisten är löst. Om borgenären vidhåller hela kravet bör svaret förklara varför och vilket underlag som stöder bedömningen.
Förhandling, medling eller domstolsprövning kan vara möjliga vägar. Välj utifrån belopp, bevisning, avtalsvillkor och kostnadsrisk. Använd juridiskt ombud när frågan kräver det.
Officiella källor
Vanliga frågor
Vad betyder bestridandet?
Kunden godtar inte betalningsskyldigheten helt eller delvis.
Kan en ostridig del betalas?
Ja, men dokumentera avräkning och kvarvarande tvist tydligt.
Får ärendet skickas automatiskt vidare?
Nej. Grunden och invändningen ska bedömas först.