Kort svar: kontrollera att betalningen verkligen saknas och att fakturan är korrekt. Kontakta kunden, dokumentera svaret och skicka en tydlig påminnelse när kravet är ostridigt. Vid invändning ska automatiken stoppas och grunden utredas innan nya påtryckningar eller rättsliga steg övervägs.
1. Kontrollera innan du kontaktar kunden
- Stäm av bank och betalningsreferens så att en nyligen gjord betalning inte missas.
- Kontrollera rätt kund, fakturanummer, belopp, förfallodag och leverans.
- Läs avtalet om betalningsvillkor, påminnelseavgift och dröjsmålsränta.
- Ta fram beställning, leveransbevis och tidigare kommunikation.
Ett felaktigt utskick skadar både kundrelationen och bevisläget. Rätta fakturan om belopp, mottagare eller momsuppgifter är fel i stället för att driva samma handling vidare.
2. Kontakta och dokumentera
En kort saklig kontakt kan visa om kunden saknar fakturan, har använt fel referens eller invänder mot leveransen. Anteckna datum, kanal, vem ni talade med och vad som avtalades. Undvik hot, skuldmarkeringar eller känsliga uppgifter i ämnesraden.
Om kravet är ostridigt kan en betalningspåminnelse ange att fakturan förfallit och inte registrerats som betald. Avgifter och ränta måste ha rätt grund; lägg inte till dem enbart för att systemet har ett fält.
3. Välj nästa steg manuellt
Efter påminnelse kan ett skriftligt inkassokrav bli aktuellt. Inkassolagen ställer krav på innehåll, särredovisning av kapital, ränta och kostnader samt skälig tid att betala eller invända. Om kunden invänder behöver sakfrågan bedömas innan fler inkassoåtgärder.
Betalningsföreläggande hos Kronofogden är en separat rättslig process. Kravet ska avse pengar och sista betalningsdag ska ha passerat. Enkelservice skickar inte en sådan ansökan automatiskt.
Officiella källor
Vanliga frågor
Måste jag skicka en betalningspåminnelse?
Kontrollera avtal och situation. En påminnelse är ofta lämplig, men en känd invändning ska utredas.
Vad gör jag vid ett bestridande?
Registrera invändningen, stoppa automatik och bedöm sakfrågan.
Skickar Enkelservice automatiskt till Kronofogden?
Nej. Rättslig eskalering kräver ett separat manuellt beslut.