Kort svar: koppla fordringen till rätt kund, avtal eller beställning, leveransbevis, faktura och betalningsvillkor. Spara betalningsavstämningar, utskick, mottagare, invändningar och rättningar kronologiskt. Beloppen ska kunna räknas om från kapital, ränta, kostnader och betalningar utan dolda ändringar.
Fyra lager i underlaget
- Avtal: parter, omfattning, pris, betalningstid och godkända ändringar.
- Leverans: vad som levererades, när, till vem och vilket godkännande som finns.
- Ekonomi: faktura, kreditnotor, betalningar, ränta, kostnader och aktuellt saldo.
- Kommunikation: påminnelser, krav, leveransuppgifter, svar och invändningar.
Ge varje handling ett beständigt namn eller id och länka den till samma ärende. En export ska kunna förstås utan att handläggaren måste minnas vad varje fil avsåg.
Bevara ändringshistoriken
En rättning ska inte göra den ursprungliga uppgiften osynlig. Spara vad som ändrades, vem som gjorde det, när och varför. Om en betalning bokförs i efterhand ska det gå att se både betalningsdatum och registreringsdatum.
Separera originalhandlingar från interna anteckningar. En intern bedömning får inte presenteras som kundens egna ord, och kundens invändning ska bevaras i sin ursprungliga form.
Minimera och skydda data
Kontaktuppgifter och ärendehistorik kan vara personuppgifter även i ett företagsärende. Begränsa åtkomsten efter roll, använd neutral fritext och undvik känsliga uppgifter som inte behövs för kravet. Bestäm hur avslutade ärenden arkiveras eller raderas utifrån tillämpliga rättsliga och bokföringsmässiga krav.
Före ett inkassokrav ska underlaget även stödja den tydliga kravgrund och särredovisning som 5 § inkassolagen kräver. Före betalningsföreläggande behöver grunden kunna beskrivas begripligt för motparten och Kronofogden.
Officiella källor
Vanliga frågor
Vilka handlingar behövs?
Avtal, leverans, faktura, betalningar och relevant kommunikation är kärnan.
Räcker skickad e-post?
Nej, koppla den till rätt kravgrund, belopp och mottagare.
Ska all data sparas?
Nej. Spara det ändamålet kräver och skydda åtkomsten.