Kort svar: skriv betalningstiden tydligt i offert eller avtal och återge förfallodagen på fakturan. Ange villkor för dröjsmålsränta och eventuell påminnelseavgift i förväg. Kontrollera räntelagens regler för den aktuella relationen; 30 dagar är inte en universell standard som kan användas utan sammanhang.
Bestäm villkoren innan leverans
- Vilken händelse startar betalningstiden: fakturadatum, mottagande eller godkänd leverans?
- Exakt förfallodag eller en entydig beräkningsregel.
- Dröjsmålsräntans grund och nivå.
- Om och när påminnelseavgift får tas ut.
- Referens, betalningssätt och kontakt för fakturafrågor.
- Särskilda villkor för delbetalning, förskott eller granskning av leverans.
Om villkoren bara står på den första fakturan kan det vara oklart om de verkligen avtalats. Ta därför in dem i offert, orderbekräftelse eller ramavtal och se till att kunden accepterar dem.
Räntelagens utgångspunkter
När förfallodagen har bestämts i förväg anger 3 § räntelagen som huvudregel dröjsmålsränta från förfallodagen. När förfallodagen inte har bestämts i förväg innehåller 4 § regler om krav, ett bestämt belopp och en trettiodagarsfrist. Gäldenären är inte skyldig att betala ränta för tid innan kravet har kommit fram.
För betalningar mellan näringsidkare och från näringsidkare till myndighet eller annat offentligt organ finns särskilda regler i 2 a–2 c §§. Läs lagtexten för den faktiska affären och ta rådgivning vid gränsöverskridande eller ovanliga avtal.
När fakturan blir sen
Stäm av betalningar före utskick. Påminnelsen bör ange vilken faktura som förfallit och att betalningen inte registrerats. En ny avgift eller ränta ska inte uppstå för att ett standardfält råkar vara ifyllt; kontrollera avtals- och lagstöd.
Registrera ändrade betalningsplaner och löften skriftligt. Då kan nästa avstämning utgå från den nya överenskommelsen i stället för en gammal förfallodag.
Officiella källor
Vanliga frågor
Är 30 dagar alltid standard?
Nej. Avtal och tillämpliga regler avgör.
När börjar dröjsmålsränta?
Det beror bland annat på om förfallodagen bestämts i förväg. Se 3–4 §§ räntelagen.
Kan avgiften läggas till i efterhand?
Påminnelseavgift kräver stöd och bör avtalas i förväg.