Fastställ vilket krav som gäller
Be först den ansvariga myndigheten, stödgivaren eller kunden att peka ut beslut, avtalsbilaga, mall och rapportperiod. Skriv upp vilka personer och aktiviteter som omfattas, om tid ska redovisas dag för dag, hur frånvaro och annan verksamhet ska visas samt vem som får attestera.
Undvik generella påståenden om att all tid måste rapporteras på samma sätt. Arbetstidslagen kräver att arbetsgivaren antecknar jourtid, övertid och mertid. Ett finansierat projekt kan samtidigt ha mer detaljerade projektvillkor, medan ett konsultavtal kan ange en egen specifikation till fakturan.
Minimikontroller för ett granskningsbart underlag
- Person och roll kan identifieras på det sätt villkoren kräver.
- Datum, timmar, aktivitet och projekt hör till rätt rapportperiod.
- Projektarbete kan vid behov skiljas från annan verksamhet och frånvaro.
- Den rapporterade tiden går att stämma av mot anställning, lön eller faktura när det krävs.
- Attest visar vem som kontrollerat underlaget och när.
- Rättningar lämnar en begriplig ändringshistorik.
Tillväxtverkets mall för vissa EU-projekt innehåller exempelvis dag-för-dag-redovisning av timmar i projektet och i annan verksamhet. Det betyder inte att samma mall automatiskt gäller för alla stöd; använd den version och anvisning som hör till ert beslut.
Officiella källor och aktuella anvisningar
Källorna nedan kontrollerades 14 september 2026. Projektets eget beslut och villkor har företräde framför en generell guide.
Inför rapporteringen utan dubbel bokföring
- Översätt villkoren till obligatoriska fält och tydliga instruktioner.
- Provrapportera en vecka för en liten grupp och jämför med myndighetens mall.
- Bestäm en ansvarig för projektkod, periodlåsning och attest.
- Exportera ett komplett exempel och kontrollera summering, läsbarhet och signering eller attest.
- Dokumentera lagringstid och en säker rättningsprocess innan första skarpa perioden stängs.
Om organisationens vanliga tidsystem inte kan ta fram rätt underlag kan en separat export eller rapportmall behövas. Undvik ändå två parallella inmatningar för samma timmar: det skapar lätt skillnader som måste förklaras vid granskning.
Vanliga frågor
Finns ett enda lagkrav på tidredovisning till alla myndigheter?
Nej. Underlaget beror på sammanhanget: arbetstidsregler, villkor för ett stöd, ett offentligt kontrakt, skatteregler eller annan specialreglering. Börja alltid med beslutet, avtalet och den ansvariga myndighetens aktuella anvisningar.
Räcker en totalsumma per månad?
Det beror på villkoren. Vissa stöd kräver dag-för-dag-redovisning och fördelning mellan projektet och annan verksamhet. Andra uppdrag accepterar attesterade summeringar. Följ den mall och detaljnivå som faktiskt gäller.
Vem ska attestera tidredovisningen?
Följ beslutet eller avtalet. En bra intern kontroll innebär att den som attesterar kan bedöma både att arbetet utförts och att det hör till rätt projekt, period och kostnadsslag.
Hur länge ska underlaget sparas?
Bevarandetiden varierar mellan regelverk, stöd och avtal. Dokumentera vilken regel som styr varje underlag. Arbetstidsanteckningar om jourtid, övertid och mertid har ett särskilt bevarandekrav enligt AFS 2023:2.