Kort svar: bygg fakturan på godkänd tid
Samla tid per kund, projekt, period och aktivitet. Låt en behörig person kontrollera att arbetet hör till uppdraget och att posten är debiterbar. Först därefter bör timmarna föras över till fakturaunderlaget. Då går det att förklara varje rad utan att ändra historiken i efterhand.
Tidrapporten är inte ett juridiskt facit över vad kunden ska betala. Offert, avtal, ändringsbeställningar och kundens godkännande styr vad som får faktureras. Vid fast pris används tiden främst för uppföljning; vid löpande räkning påverkar den normalt fakturabeloppet.
Arbetsflöde i sex kontroller
- Lås perioden. Säkerställ att alla relevanta tidposter är registrerade och att dubbletter eller överlapp har retts ut.
- Attestera sakfrågan. Kontrollera kund, projekt, aktivitet, datum och att arbetet ligger inom beställningen.
- Pröva debiterbarhet. Skilj fakturerbar tid från intern tid, garantiarbete, frånvaro och sådant som kunden inte beställt.
- Hämta rätt pris. Använd avtalad prislista och giltighetsperiod. Hantera eventuella tak, minsta debitering eller olika roller uttryckligen.
- Skapa begripliga rader. Summera på den nivå kunden behöver för att granska, men behåll kopplingen till detaljerat underlag.
- Stäm av totalsumman. Jämför timmar och belopp mellan attesterad period, fakturaunderlag och färdig faktura.
Uppgifter som behöver kontrolleras
En fullständig faktura omfattas av krav i mervärdesskattelagen. Bland uppgifterna finns fakturadatum, unikt löpnummer, parternas namn och adress, relevanta momsregistreringsnummer samt de sålda tjänsternas omfattning och art. Momsbehandlingen kan skilja sig mellan tjänster och köpare, särskilt vid byggtjänster eller gränsöverskridande handel.
Beskrivningen från tidrapporten ska därför vara användbar men inte kopieras okritiskt. En intern kommentar kan innehålla personuppgifter eller tekniska detaljer som inte ska stå på kundens faktura. Skapa hellre en saklig fakturatext som fortfarande går att stämma av mot den attesterade posten.
Officiella källor, kontrollerade 14 september 2026
Rättningar utan tappad spårbarhet
Om kunden invänder mot en rad ska den ursprungliga tidposten inte skrivas över osynligt. Dokumentera vad som rättats, vem som gjorde det och vilket godkännande som ligger bakom. Om fakturan redan är utfärdad kan fakturareglerna kräva en separat ändringshandling i stället för att originalet redigeras.
En månadsvis avstämning gör också kommande fakturor bättre: jämför avvisade timmar, återkommande fel projekt, sena tidposter och skillnaden mellan attesterad och fakturerad tid. Förbättra sedan instruktioner och projektstruktur utan att samla in mer data än processen behöver.
Vanliga frågor
Är en tidrapport samma sak som en faktura?
Nej. Tidrapporten kan vara underlag för faktureringen, men fakturan måste utformas enligt tillämpliga fakturerings- och momsregler. Avtal, attest och pris behöver också kontrolleras innan fakturan skapas.
Ska varje arbetad timme faktureras?
Inte automatiskt. Det är avtalet som avgör vad som är debiterbart. Intern tid, rättningar, garantiarbete eller arbete utanför godkänt uppdrag kan behöva hanteras separat.
Hur detaljerad bör en fakturarad vara?
Den bör beskriva tjänstens art och omfattning så att kunden kan förstå och granska leveransen. Projekt, period, aktivitet och antal timmar är ofta användbara, men undvik känsliga personuppgifter och onödig fritext.
Kan Enkelservice Tid skicka själva fakturan?
Tid skapar tid- och projektunderlag. Tjänsten lovar inte e-fakturautskick, betalningsmatchning, påminnelser eller inkasso; de stegen hör till faktura- och ekonomiprocessen.